Le YWCA de Muskoka est un centre de collaboration, de leadership et de défense des intérêts qui a vu le jour grâce à la mobilisation de la communauté qui voulait offrir des services et du soutien aux femmes et aux filles. Offrant des services à plus de 1 500 personnes chaque année, cette organisation propose des programmes et des services qui offrent aux femmes et aux filles la possibilité de développer leur confiance en soi, de renforcer leur autonomie et d’acquérir des compétences de leadership. Grâce à une variété d’ateliers, d’événements annuels, de programmes établis sur plusieurs semaines, de programmes scolaires et de camps de jour estivaux pour les jeunes, le YWCA de Muskoka œuvre en vue d’un avenir où toutes les femmes et les filles peuvent s’épanouir.
Pendant la pandémie de COVID-19, le YWCA de Muskoka a commencé à ressentir les effets de l’absence d’un service des technologies de l’information (TI) alors que l’organisation était en transition vers un modèle de prestation hybride. Lorsque le Projet Prospérité a contacté Hannah Lin, la directrice générale du YWCA de Muskoka au sujet de l'initiative de jumelage du Projet Prospérité., celle-ci a su que c’était le bon moment pour élaborer une stratégie de transformation numérique pour le YWCA.
« Le YWCA de Muskoka est un petit organisme de bienfaisance au service d’une vaste communauté rurale. Étant donné l’augmentation de la demande pour nos services, nous avions besoin d’une stratégie numérique plus cohérente qui serait en mesure de suivre l’évolution d’un modèle de prestation hybride, a déclaré Hannah. Muskoka ne possède pas de centre technologique, et l’initiative de jumelage nous a permis de combler cette lacune. »
Après avoir créé un plan de projet axé sur l’élaboration d’une stratégie de transformation numérique, le YWCA de Muskoka a rapidement été jumelé avec une personne bénévole possédant une expertise dans la gestion des données et des finances. Celle-ci a commencé par réaliser une évaluation de l’organisation et a rencontré l’équipe pour comprendre ses processus et systèmes actuels. Elle a ensuite examiné ce qui fonctionnait pour l’équipe, mais surtout, elle a porté un regard critique sur ce qui ne fonctionnait pas.
« La personne bénévole a pris le temps de comprendre notre organisation et nos processus, a poursuivi Hannah. Elle a parlé à tous les membres de l’équipe, des finances à la prestation de programme de première ligne, afin d’obtenir une image complète du YWCA de Muskoka. »
La personne bénévole a effectué une analyse approfondie des programmes, des logiciels et des outils utilisés par l‘équipe pour comprendre ce qui était efficace, et a découvert que l’organisation ne fonctionnait pas de manière efficiente, avec plus de 40 outils numériques différents utilisés dans toute l’organisation. Cette analyse, jamais réalisée auparavant, a permis au YWCA de Muskoka de déterminer quels outils étaient les plus efficaces et ceux qui l’étaient moins. En outre, elle a permis à l’organisation et à la personne bénévole de repérer un besoin essentiel : la création d’une plateforme d’optimisation des programmes centralisée.
« Ce fut une occasion d’apprentissage incroyable pour nous. C’était la première fois que nous prenions du recul pour comprendre pleinement nos opérations numériques et déterminer les priorités de notre organisation. Sans notre bénévole, nous aurions continué à utiliser une approche très cloisonnée. Nous sommes tellement reconnaissants que cette personne ait pu nous amener à ce niveau. »
Le YWCA de Muskoka se réjouit de participer à nouveau à l’initiative de jumelage pour passer à l’étape suivante de son développement numérique et voir quels sont les centres d’optimisation des programmes disponibles et la meilleure option à cet égard en fonction de ses besoins.
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